内藤誼人さんの「仕事上手のデキるメール術」

今やメールは仕事の必需品ですが、
一方で、「メールを上手に書きたい」と言う人は少なくなく、
意外とメールを書くことの難しさがしのばれます。

そこで今日は、アエラ臨時増刊「世界経済の新常識」より、
内藤誼人さんのメール術の極意をご紹介します。

 

1、叱る時は、会話調の文面で。
  メールで人を叱ることは、褒めることと同じくらい難しい。
  どうしても回りくどい文面になり、「うっとうしい上司」を演出してしまう。
  だから、叱る時こそ、通常の会話のようなくだけたメールを心がける。
2、~ね、~よで、くだけ度アップ。
  メールの文面は、会話や手紙よりも冷たく感じるもの。
  よって、少しくだけた文面のほうが親近感を与える。
  今までまじめで硬いメールを送っていた人は、~ね、~よ、から始めよう。
3、褒める時は、比喩を使って。
  対話の会話が苦手な人は、メールもどことなくぎこちなくなるもの。
  特に、相手を褒めるメールを送ったつもりが、ご機嫌取りになりがち。
  そんな時は、極端な比喩を使うのも手。
4、メールは2部構成で。
  メールは手紙と異なり、伝えたいことをシンプルに伝えるのがよし、とされる。
  しかし、必要事項を伝えるだけのメールは、余りにそっけないもの。
  メールを2部構成にし、必要事項に個人的な気持ちや意見も追加することで、
  相手との心の距離はぐっと縮まる。
5、カタカナ言葉で軽快なメールに。
  普通の言葉をカタカナで書くだけで、驚くほど軽快なメールができあがる。
  ただし、1行に2回以上使うと、読みづらく相手に不快感を与えてしまう。
6、緊迫した依頼はまじめにしない。
  緊迫した依頼をする場合は、緊迫度をあえてギャグに変えて、軽く依頼するのがコツ。
7、喜びは、体感的な表現で伝える。
  まじめな商談で改まった返信をしても、あなたの喜びは全く伝わらない。
  体感的な表現で、あなたの熱い思いもっと伝えてみるべき。
8、くだけた表現をあえてフォーマルにすると、面白さ倍増。
  メールでは、少しくだけた文面のほうが相手の心をつかむ。
  しかし「飲み会」のようにもともとくだけた単語を逆に「反省会」と、
  フォーマルに変えることで、相手の笑いを誘うことも可能。
9、メールの返信は早すぎず、遅すぎず。
  私たちは、メールの返信の早さで「切れ者度合い」を測る傾向にある。
  しかし、発信した数分後に返信が来ると、あまりの切れ者度合いに心理的
  距離を生んでしまう。
  かといって、何日も返信しないのはマナー違反。
  通常は数時間以内、遅くとも24時間以内が一般的なマナー。

 

 

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↑内藤さんのメール執筆の奥義が学べます。