最近のメールソフトと言うと、Ｇｍａｉｌが何と言ってもメインですが、
これをうまく利用すると仕事の効率が飛躍的に向上します。
今や仕事の依頼や要望の大部分がメールで来る訳ですから、
それも当然のこと。
今日は、Ｇｍａｉｌを上手に使って、仕事の生産性を高める方法を、
「Gmail超仕事術」より、ご紹介します。
☆できるＧｍａｉｌユーザーの「メール処理術」
１、新着メールが来るたびにメールを処理するのではなく、
時間を決めてまとめて処理する。
２、受信トレイは基本的に空にしておく。
３、まず最初に受信トレイにある一番古いメールを開く。
本文をザッと読んで何のアクションも取る必要がなければ、「アーカイブ」する。
削除するのではなく、アーカイブなら、あとから取り出すこともできる。
４、メールに対して返信や何らかのアクションを取る必要があり、なおかつそれが数分内で、
片付くことならすぐ実行する。
この場合も処理が終わったらメールはアーカイブする。
５、できるだけ早くアクションを取るべきだが、ちょっと時間がかかりそうなメールには、
「スター」を付けてやはりアーカイブする。
６、返信に取り掛かったものの、意外に時間がかかりそうなことに途中で気づいたら、
「すぐに保存」ボタンを押して「下書き」として保存。
元メールにスターを付けてアーカイブする。
下書きとして保存されていれば、いつでも作業を再開できる。
７、メールの内容によっては相手からの連絡を待ったり、ある特定のタイミングで自分から連絡する必要がある、
場合等は、処理に応じたラベルを付けておく。
８、用途に応じたラベルの例は以下のとおり。
①会社ですべき ラベル「＠会社」
②自宅で行うべき ラベル「＠自宅」
③相手からの連絡待ち ラベル「＠連絡待ち」＋ラベル「期日」
④あとでこちらから連絡 ラベル「＠要連絡」＋ラベル「期日」
⑤そのうちやればいい ラベル「＠いつか」
⑥あとで参照しそう ラベル「＠資料」
いずれもラベルを付けたらアーカイブ。
９、以上の作業で受信トレイの中身は空になったはず。
後は、スターやラベルごとにどんどんメールを片付けていく。
10、①スター、＠要連絡、＠会社、＠自宅、＠外出時 →用件を順次片付けていく。
②＠連絡待ち→時々チェック。
③＠いつか→暇ができたらチェック。
④＠資料→必要に応じて参照。
