机の上がきれいに片付いていても、パソコンの中が汚ければ、
仕事ははかどりません。
「捨てる」「分類する」といった整理の原則を、
デジタル情報に当てはめた仕事術を今日はご紹介します。
ネタ元は、「 できる人の実践前倒し仕事術 」の『「目から鱗」のデジタル整理術』です。
☆「目から鱗」のデジタル整理術
1、デスクトップ画面の掃除は使わないショートカットの削除から。
デスクトップ画面にショートカットアイコンが並ぶと、ウィンドウズの起動が遅くなる原因になる。
2、使わないソフトを削除してハードディスク内をすっきり。
削除するソフトが複数ある場合、容量の大きいものから消していくとよい。
3、ハードディスクを最適化して動作速度を向上させる。
ウィンドウズは「ディスクフラグ」というハードディスの最適化ツールを標準装備しているのでそれを使う。
4、大事なメールに旗印をつけて返信を忘れないようにする。
フラグをつけたメールだけを上段に集めて表示して、大事なメールをまとめてチェックするとよい。
5、メール振り分け用のフォルダ名は先頭に数字を入れて表示順を管理。
現在進行中のプロジェクトは、「01」とつけて先頭に表示すると扱いやすい。
6、メールも文書フォルダに入れ関連資料とまとめて保管。
重要事項が記載されているメールや資料的なメール、何度も見直すメール等を保存しておくといい。
7、自動振り分け機能を活用して整理の手間を徹底的に省く。
TODOやアイデア等を忘れないように自分宛に送信する人なら、それも振り分けの対象にするといい。
8、「お気に入りの整理」を快適にする「shift」キーの裏技を使う。
「shift」キーを押しながら「お気に入りの整理」をクリックすると、一般的なフォルダウィンドウが表示され、
普通のフォルダ分けと同じ要領でお気に入りのリストを整理できる。
9、自動チェックソフトを使ってリンク切れページを一網打尽にする。
フリーソフトの「Favorite Cleaner」を使えば、検索して見つかったリンク切れのページを
「ごみ箱」に移動できる。
10、デスクトップにアイコンを作成。ダイレクトにウェブページに飛ぶ。
頻繁にチェックするウェブページは「お気に入り」に入れるのではなく、こうやる。
11、「リンクバー」をフル活用して、よく見るページを便利な場所に登録。
仕事で毎日チェックするページ等を登録しておくと便利。